Hayatımızın en önemli iletişim mecrası haline gelmiş olan WhatsApp’ı etkin ve medeni usul ve üslup ile kullanmamız gerekiyor.
Mesaj bombardımanı ile sürekli uyarılmaktan insanların yorgun ve bıkkın olduğunu unutmayalım. Sizden beklenmeyen bir mesajı göndermeden önce birkaç kez düşünün!
Toplu mesajlarınızı –broadcast– ya da gruba yazdıklarınızı, herkesin anlayabileceği açıklıkta, netlikte ve imla kurallarına dikkat ederek, olabildiğince kısa ifadelerle hatasız yazdığınızdan emin olun ve göndermeden önce en az bir kez daha okuyun. Aksi durumda bireysel ve kurumsal imajınız zarar görebilir.
Yazışırken yapılan hatalar, konuşurken yapılan hatalardan daha kritiktir; söz uçar yazı kalır.
BÜYÜK HARFLERLE mesaj yazmayınız.
Size; Merhaba, nasılsınız vb. denilerek başlanmış bir yazışmaya aynı şekilde mukabele etmeden yani bu merhabaları ve hatır sormaları görmezden gelip sadece son cümledeki konuya bir veya birkaç kısa kelimeyle cevap vermeniz muhatabınıza saygısızlık olarak algılanabilir.
Sizin beğendiğiniz bir şeyi herkes beğenecek yanılgısına düşerek ve hatta beğenmek zorundaymışlar gibi mesajlar göndermeyiniz, dayatmayınız, bombardımana tutmayınız. Göndermezsem çatlarım diyorsanız, bari forward etme kolaycılığınızın antipatisi karşıda uyanmasın diye copy-paste ile gönderin de bir emek harcadığınız algısı oluşsun!..
Yani mesajlarını bir yerlerden alıp göndermek yerine içinizden gelen, sizin ağzınızdan-gönlünüzden çıktığı belli olacak mesajlar gönderin.
WhatsApp’da, eposta gibi uzun metinler yazarsanız okunurluğunu azaltmış olursunuz.
Beğendiğiniz uzun yazıları, kopyala/yapıştır ile bir gruba göndermek yerine ilgili yazının internet bağlantısını bulup gönderiniz.
Benzer şekilde bir haberin ekran-ınızdaki- görüntüsünü göndermek yerine haberin –bilginin– linkini –kaynağını– gönderin.
GRUP YÖNETİMİ ve GRUP KURALLARI
Burada yazdıklarım genel geçer kurallar olmasına özen gösterdim. Yönettiğiniz ya da dahil olduğunuz grubun konusu-amacı ve kitlesi, üye profilleri vs. gibi donelere bağlı çıkarılacak-eklenecek ayrıntılar olabilir.
Akıllıca yönetmediğiniz grup sizin grubunuz değildir; etkisiz olmaya, yok olmaya mahkûmdur. Gruba değer katan, katkı sağlayan kıymetli üyeler sessizce gruptan ayrılır.
İnsanlar gerçek hayatta da değer verdiği insanlarla bir arada olmayı tercih ettikleri gibi, değerli insanların ve paylaşımların olduğu gruplarda bulunmayı tercih ederler.
Grubu oluşturur oluşturmaz öncelikle grubun amacını da içeren grup kurallarını description – açıklamalar- kısmına yazınız.
Üye olanlar da eğer kendilerine önceden böyle bir metin ya da web adersi gönderilmemişse, gruba girer girmez – eklendir eklenmez bu açıklamlara bakmasında fayda var.
Kimseyi kendisinden onay almadan gruba eklemeyiniz. Grup amacına uygun olan kişileri ekleyiniz. İlgi alanları ve profilleri birbirinden çok farklı insanlardan oluşan gruplar verimsiz olur ve grup için değerli kişileri de kaybetmeye başlarsınız.
Gruba izin alarak ekleyeceğiniz kişilerle özelden yazışarak, kendisini grup üyelerine tanıtan kısa bir metin göndermelerini rica ediniz.
Bazı özel gruplarda, grup üyelerinden en az 2 kişinin referansı alınarak yeni üye eklemeleri yapılabiliyor.
Çok şart değil ancak grubunuzun ismi kısa olmadında fayda vardır ve grubun amacını-maksadını ifade etmelidir.
Grubu kurduğunuzda, grubun amaç ve kurallarının yazılı olduğu tek sayfalık da olsa bir web sayfanız yoksa, grubun açıklama – description bölümüne yazabilirsiniz. Ekleyeceğiniz üyelere grubun amacını-kurallarını direk yazınız ve onay-kabul aldıktan sonra ekleyiniz.
Grup yöneticisi olarak, gruba uygun olmayan gönderim yapan kişileri grup üzerinden uyarmayınız, direk kendisiyle iletişime geçerek güzel bir üslup ile uyarınız. Uyarılara rağmen gruba uygun olmayan gönderiler yapmaya devam ediyorsa tekrar uyarmadan gruptan çıkarınız.
Değer verdiğiniz birinin dahi sizi gece 02:00’de, telefonla aramasını, haber vermeden evinize gelmesini tercih etmeyeceğiniz gibi, gece WhatsApp’dan mesaj gönderilmesini de tercih etmezsiniz. O halde siz de göndermeyin.
Hafta içi 9:00 – 20:30 saatleri arasında paylaşım yapmaya özen gösterilmeli. Hafta sonu, özellikle pazar günü gerekmedikçe gönderim yapılmamalıdır. Eğer pazar günü de “göndermeden duramıyorum, bunu göndermezsem günüm harap olur” diyorsanız, çok daha kısıtlı zaman aralığında gönderin; örneğin 11:30 -18:30 saatleri arası.
Gruba yeni katılan kişilere en fazla 2-3 kişi “hoş geldin” mesajı göndermelidir. Birden fazla “geçmiş olsun”, “başınız sağ olsun” gibi mesajlar gönderilmemelidir.
“İyi pazarlar, günaydın, hayırlı cumalar, mutlu günler, kandiliniz kutlu olsun” gibi mesaj trafiğini artıracak, üyeleri yoracak, üstelik de fayda üretmeyecek temennileri gruba değil şahıslara isimleriyle hitap ederek göndermeniz önerilir.
Her hafta/yıl gönderdiğiniz cuma vb. mesajlarının herkesi mutlu ettiği yanılgısına düşmeyin.
Belki de size “gönderme” diyemedikleri için mesajlarınıza katlanıyorlardır!
Bazen grubun kurucusuna ya da başka birisinin doğum günü kutlanabiliyor; bir şirket grubu ya da aile içi grup değilse bunun da yapılmaması uygun olacaktır. Çok özel bir kişi olduğunu düşünenler olursa kendisine direk yazarak ve hatta arayarak doğum gününü kutlaması daha şık ve samimi olur. Hatta isterse doğum günü hediyesi bile alabilir, kimse ona bunu neden yaptın demez!
Kişiselleştirilmemiş, yani kişiye ismiyle hitap edilmeyen mesajlar insanlar için pek bir değer ifade etmediği gibi birçok kişiye antipatik de gelebilir.
Grubunuzun kuruluş maksadı eğlence-fıkra, siyasi ya da dini içerikler paylaşmak değilse; grubunuzun ana konusunun dışında kalan Cuma, bayram vs. mesajları, fıkralar, siyasi mesajlar göndermemeniz gerekir.
Grupta birinin yazdıklarından dolayı herkesin aynı anda ona teşekkür etmesi, geçmiş olsun, başınız sağolsun demesi uygun değildir; mesajlarınızı doğrudan kendisine yazınız.
Bire bir haberleşme/tartışma durumu oluşur oluşmaz grupta yazmak yerine doğrudan ilgili kişi ile bire bir yazışmaya geçiniz.
Her konuda bir şeyler söyleme zorunda hisseden garip insanların sıkça yaptıklarına binaen belirtmek gerekir ki:
Söz gümüşse sükut altındır, biliyorsan konuş alim sansınlar bilmiyorsan sus adam sansınlar gibi düstürlardan yola çıkarak; özellikle uzmanlık gerektiren bilimsel, dini, siyasi konuların da konuşulabildiği gruplarda, yetkin değilseniz dinleyici olmayı başarmak gerekir. Dinlemeyi bilmek de az bi erdem değildir.
Grup üyelerinden birisi önemli bir paylaşımda bulunmuşsa, hiç olmazsa 1 saat kadar başka bir mesaj göndermezseniz, o önemli mesaj dikkatlerden kaçmadan gerekli-beklenen ilgiyi görmüş olur.
Grup üyelerinden birisinin vefat haberi veya üyelerden birisinin yakın akrabasının ölüm haberinin hemen arkasında başka bir üyenin eğlenceli, şakalaşan, elzem de olmayan bir gönderim yapmasına ise söyleyecek bir söz bulamıyorum. Cenaze evinde şarkı mırıldanıp, kahkaha atmaya benzetiyorum bu saygısızlığı.
Dini mesajlar göndererek bir ibadeti/vecibeyi yerine getirdiğiniz ve hatta sevaba girdiğiniz yanılsamasına düşerek sorumluluklarınızdan kurtulmuş olma rahatlığına kapılmayınız. Mesaj göndermekten daha somut ve insanlar için fayda üreten görevlerinizin olduğunu unutmayın. Pasifleşmenin en önemli yolu bu şekilde aktivist olmaktır; sonra softivist olur çıkarsınız.
Kaynağından emin olmadığınız, kolayca yönlendirdiğiniz mesajlar sizi dini olarak da sorumlu kılar.
Elinize geçen her bilgiyi savurup göndermeyin, gittiği yerde birçok şeyi yıkabilir. İbadetlerinizi -sevaplarınızı yakan bu kolaycılığınızdan, sorumsuzluğunuzdan dolayı hesap gününde şaşkına dönebilirsiniz; “Ama benim niyetim…” ile başlayan cümleleriniz de karşılık bulmayabilir.
Çok gerekmedikçe gruplarda yoğun resim, video ve ses dosyası paylaşmak yerine bunların linklerini paylaşın.
Paylaştığınız resim-video-pdf-docx, CV vs. dosyaların altına, bunların içeriği hakkında kısa bir bilgi ve mümkünse gönderme maksadınızı yazın. Eğer bir makale vs. gibi bilgilendirici mesajlar ise kendi görüşünüzü de yazın. Bu ifadelerinize bağlı olarak, eğer diğer üyelerin ilgi alanındaysa açarlar. Bu gönderinize kendinizden de bir şey kattığınız için albenisi –değeri– artar sadece yönlendirme yapmanın olası antipatisi oluşmamış olur.
CV paylaştığınızda ise; kişinin Ad Soyadını ve görevini-mesleğini de yazınız. Kişi ile ilgili belirtmek istediğiniz özel bir bilgi varsa, ne kadar tanıdığınıza, referans olduğunuza, görüşlerinize dair ifadeler de yazmanız birçok yazışma trafiğini de azaltacaktır.
Yani CV’yi diğer üyeler açamadan temel bilgileri görebilsin.
Sesinizi kaydederek mesaj göndermeyiniz, mesajınızı yazılı olarak gönderiniz.
Mesajlarınızda *koyu* _italic_ ~strike~ tarzı yazı tipleri de kullanarak önemli olan vurgularınızı öne çıkarabilirsiniz, okunurluğunu kolaylaştırabilirsiniz.
Mesaj kirliliği-trafiğini artırmak gruptaki diğer kıymetli mesajların da okunma oranını düşürür.
Herkesin istifade edeceği ve sadece grup maksadına uygun konuların paylaşılması uygun olacaktır.
“Dün kaza geçirdim, annem hasta oldu, arabam yandı ama ben sağ salimim” gibi grup maksadına uymayan mesajları göndermeyiniz. Unutmayın ki grupta bulunan kişilerin hepsi sizi tanımıyor ve ayrıca birçoğunun sizinkinden daha büyük dertleri olabilir.
Ticari olan, şirket ya da ürün-hizmet tanıtımı –reklam– maksatlı olan duyuruların grup kurucusundan izinsiz gönderilmemesi gerekir.
Aynı şekilde anket yayınlayacağımız özel bir durum varsa yine admine bildirin, belki admin sizin adınıza yayınlayarak anketin etkisini artırabilir.
Bir ortak aktivite-duyuru grubundaysanız yöneticinin katılım, görüş gibi anketlerine mutlaka cevap veriniz, birilerinin vermesini beklemeyiniz.
Grup üzerinden tartışmayınız; yazışmalardaki ifadeler yüz yüze kullanıldığından daha tehlikelidir, çünkü dengeleyici olan mimikler, jestler, ses tonlamaları yazışmalarda yoktur ya da yeterli değildir, yazışmalar yanlış anlaşılmaya daha müsaittir.
Grup üzerinde tartışmalar, birebir tartışmalardan çok daha tahrik edicidir ve istenmeyen noktalara taşınabilir, gurubun da insicamı bozulur. Tartışacaksanız birebir yazışmaya geçerek tartışınız. Böylece, “topluluk önünde tartışma psikolojik muharriki” de olmamış olur.
Gruptan çıkmanıza sebep olacak bir durum oluşmuşsa problemin giderilmesi konusunda grup yöneticisine yazarak düzeltilmesi konusunda istekte-bildirimde bulunun, eğer gideril(e)miyorsa çıkarılmayı ondan sonra talep ediniz, daveti kabul ederek katıldığınız bir gruptan kendiniz çıkmayınız/ayrılmayınız. Davet edildiğiniz bir evden, birdenbire kalkıp ev sahibine ve orada bulunan diğer misafirlere bir şey söylemeden çekip gitmek gibi bir şeydir bu, üstelik kalan misafirlerin de kafası karışır, bir anlam veremezler bu duruma ve şüphe uyandırır, insicam bozulur.
Geriye dönük aramalarda kayıtlara kolay erişmek için kısa, basit, net, tanımlayıcı ifadelerle paylaşım yapmakta fayda vardır.
Grupta tüm kişilerin telefonunda isminiz kayıtlı olmadığı için mesajlarınızın sonuna zaman zaman Ad-Soyad, isterseniz Şirket ve Görevinizi de yazabilirsiniz.
Gruplara, sınırlı sayıda ilgili kişiler eklenmelidir. Gruba önereceğiniz kişileri, gruba değil doğrudan grup kurucusuna-yöneticisine yazmalısınız.
WhatsApp basit bir haberleşme aracı gibi görünmesine rağmen “yayın” “toplu mesaj” –broadcast– gibi bazı gelişmiş özelliklerini kullanarak etkin ve doğru biçimde duyurular yapabilirsiniz; Düğün, bayram vs. duyuruları için toplu mesajlar göndermek için geçici gruplar kurulduğuna ve çok komik durumlara düşüldüğüne şahit olmuşsunuzdur.
İletişim kazaları da trafik kazaları kadar yaralayıcıdır, zararlıdır ve bazen tedavisi çok zor olabilmektedir.
Etkin bir grup yönetimi için tavsiyeleriniz olursa buraya eklememiz için bu web sitesinin iletişim sayfasına önerilerinizi yazabilirsiniz.
Şahsen yönettiğim her gruba özel ek ayrıntılar ilgili sayfalarda mevcuttur. Mesela, istihdam grubumuzda en az 3 grup üyesinin referansı ile gruba yeni üye alınmakta.
Burhan Koca. Şubat 2016